Dans l’ère de la digitalisation, de plus en plus d’entreprises ont recours à des solutions de stockage de données numériques innovantes. Arkevia est un coffre-fort numérique destiné pour les salariés d’entreprise. L’outil assure la dématérialisation des données, réduisant ainsi le besoin d’utiliser le format papier. La plateforme dispose d’une interface sécurisée permettant de classer les informations confidentielles : facture, fiche de paie, relevés de notes ou encore diplômes. Découvrez notre article pour en savoir plus sur le arkevia.
Arkevia, c’est quoi ?
Arkevia est un coffre-fort numérique, utilisé pour archiver les données des salariés d’une entreprise. Il s’agit alors d’un espace de stockage virtuel qui permet de mettre des documents numériques en tout genre.
Développé par Cegedim, l’espace en ligne garantit une grande fiabilité de chaque information qui y est stockée. Les données personnelles ou professionnelles pouvant être archivées sur la plateforme numérisée :
- Le bulletin de salaire ;
- Les documents transférés par le service RH ;
- Les factures ;
- Les diplômes ;
- Les pièces d’identité et autres.
Les fonctionnalités disponibles
Le principe de fonctionnement d’arkevia est assez simple. Après transmission des documents numérisés par l’employeur, une alerte par e-mail est émise à l’employé concerné.
Des répertoires peuvent être créés pour assurer la gestion et l’archivage des documents en ligne. Ces documents stockés peuvent faire l’objet d’un partage ou d’un téléchargement sous format PDF, selon les besoins de l’utilisateur.
Outre la gestion des documents RH numériques, les principales fonctionnalités de la plateforme sont les suivantes :
- Une mise à jour réelle des données enregistrées à l’aide de systèmes de sauvegarde ;
- Un programme donnant accès à une multitude d’autres documents ;
- Un transfert de fichiers vers d’autres applications utilisées au sein de l’entreprise ;
- Un outil collaboratif, qui permet de transférer des notes de frais ou d’envoyer des demandes de congé à distance ;
- Un bordereau de cotisation disponible ;
- Une déclaration numérique directe.
Il existe même des outils intégrés qui sont en mesure de prendre en charge l’organisation des plannings des employés, avec une évaluation de carrière et une augmentation de compétences.
Les avantages d’Arkevia pour les salariés
L’utilisation de l’espace de stockage en ligne arkevia procure d’énormes avantages pour les salariés d’une entreprise :
Une protection des documents contre les risques de perte
Les documents conservés sous un format en papier sont sujets aux risques de perte. C’est tout l’avantage d’un espace de stockage en ligne : la mise à disposition d’un coffre-fort accessible en tout temps à partir d’un appareil et d’une connexion internet.
L’accès à ses documents peut se faire depuis son domicile ou n’importe où ailleurs, 24H /24 et 7J/7.
Un accès simple
La connexion à l’espace numérique arkevia est assez simple. Pour ce faire, se rendre sur le site My Arkevia, puis entrer son identifiant de connexion et son mot de passe. En cas d’oubli du mot de passe de connexion, les étapes de réinitialisation ne prennent pas beaucoup de temps.
L’interface de connexion est facile à prendre en main. Inutile d’être un expert en informatique pour se connecter et naviguer facilement.
Un archivage sécurisé
La solution d’archivage de données mise avant toute chose sur la confidentialité des données conservées. Seul l’utilisateur est en mesure d’accéder à ses documents à partir de son espace personnel. C’est un endroit sûr pour garder ses documents.
Des documents disponibles sous format PDF
Tous les documents sont disponibles en format PDF pour simplifier toutes les démarches administratives à réaliser auprès du service RH de l’entreprise. Un accès à distance procure un gain de temps énorme dans les traitements de données.
Les inconvénients du coffre-fort numérique
Les espaces de stockage numériques comportent des limites à absolument prendre en compte :
Les risques sur la sécurité des données
Aujourd’hui, les piratages informatiques sont de plus en plus fréquents. Les coffres-forts numériques sont alors exposés en permanence à des risques de pertes de données. Grâce à son système de sécurisation de données, arkevia reste parmi les outils les plus fiables du marché.
Les risques de désorganisation
La mise en place d’un système de dématérialisation en matière de stockage de données peut bouleverser les habitudes quotidiennes des employés d’une entreprise sur le plan organisationnel.
Pour y remédier, le meilleur moyen est de fournir des guides pour permettre au plus grand nombre de s’adapter rapidement.
Les avis sur Arkevia
En termes de qualité de service, de fiabilité et de performance, les avis sur Arkevia font l’unanimité. L’outil de stockage fait partie des meilleurs sur le marché.
Mettre en place ce genre de solution dématérialisée sera une bonne idée pour les salariés d’une entreprise, leur donnant la possibilité de mieux gérer leurs documents, peu importe l’endroit où ils se trouvent.
