Depuis le premier janvier 2020, toutes les sociétés, quelle que soit leur taille, sont obligées de digitaliser leurs factures. Quels sont les avantages de la facturation électronique ? Comment choisir le logiciel adapté pour votre enseigne ? Zoom sur le sujet.
Quels sont les différents types de factures électroniques ?
Pour digitaliser vos factures, vous devez utiliser un logiciel de comptabilité. Cliquez ici pour voir plus d’informations concernant le sujet. Il existe 3 types de factures électroniques, à savoir :
- la facture au format structuré : comme son nom l’indique, elle est uniquement composée de données structurées. Ces dernières répondent aux exigences de l’EDI ou échanges de données informatisés ;
- la facture au format non structuré : elle reprend la présentation d’une facture papier. Elle est généralement au format PDF, mais parfois, elle peut être en HTML ou en JPEG ;
- la facture au format hybride : c’est le juste milieu entre le format structuré et le non-structuré.
Quels sont les avantages de la facturation digitale ?
L’utilisation de la facturation digitale révèle de nombreux avantages, notamment :
Minimiser les coûts
En adoptant la facturation digitale, vous n’avez plus besoin d’acheter des papiers ni de payer les frais postaux. Les documents peuvent désormais être envoyés par e-mail. En plus de minimiser les coûts, cela vous permettra de gagner du temps, car la gestion des factures papier est chronophage.
Réduire les erreurs humaines
L’automatisation des tâches réduit les erreurs de frappe et augmente la vitesse de traitement des factures.
Améliorer le service client
L’exactitude des données et l’envoi rapide des factures améliorent considérablement les relations fournisseurs et acheteurs.
Suivi des factures
Le logiciel de comptabilité vous informe lorsque la facture a été envoyée et reçue par le client. Certains outils vous donnent même la possibilité de savoir quand la facture a été consultée.
Facile à personnaliser
Vous pouvez facilement personnaliser vos factures en utilisant un logiciel de comptabilité.
Comment choisir un logiciel de comptabilité ?
Il existe de nombreux éléments à prendre en compte avant de faire votre choix, à savoir :
L’identification du logiciel adapté pour votre entreprise
La première chose à faire est de déterminer le type de logiciel en adéquation avec la taille de votre entreprise. Il y a trois catégories d’outils de comptabilité :
- le logiciel pour TPE : il est destiné aux petites sociétés qui ne gèrent que l’aspect comptabilité. Il convient également aux enseignes qui travaillent avec un expert-comptable. Le logiciel pour TPE est standardisé. Il vous permettra d’effectuer des factures et des devis ;
- le logiciel pour PME : il gère la totalité du processus comptable comme la gestion des déclarations de TVA, etc. ;
- le logiciel pour grandes entreprises : ce type d’outil nécessite un paramétrage particulier et s’intègre dans un système informatique complexe et personnalisé.
Les fonctionnalités indispensables
Le logiciel doit disposer de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour mener à bien votre activité. On note :
- le logiciel de gestion métier : il propose des fonctions adaptées à un métier comme un outil de suivi de chantier, etc. ;
- le logiciel de gestion de production : à part la comptabilité, il gère également l’ensemble du processus de production (les cycles de production et d’achat) ;
- le logiciel comptable avec gestion commerciale : gestion de recouvrement des impayés, suivi des propositions, facturations, devis, etc.
